社内において、多くの人が疑いなく必要だと思い、参加している「会議」。
しかし、果たしてそれは「意味がある」「効率的な」ものでしょうか?

会議とは、ただ行えばいいというものではないはずが、回数を重ね、定例化することで本来の目的を見失ってしまうことがよくあります。
本来の目的を見失わず、会議を「意味がある」「効率的な」ものにするため、ホワイトボードは心強い道具となります。

今回はそんなホワイトボードの活用術をご紹介いたします。

 

 

本来の目的を見失わない

 

社内の会議において最も苦心することの一つに、「スケジュール調整」があります。
さまざまな役職・立場の人間が一堂に会するためには、週に一回、月に一回というように、
ある程度日程を決めて定例化することが、この問題を解決するための近道です。

しかし、そこに落とし穴があるのです。
つまり、「目的があるから会議する」から「スケジュールがあるから会議する」と、会議開催の意味が変わってしまうことです。

会議には大きく二つの意味があります。
一つ目は、なにかの意思決定をするための会議。
意見交換をし、最終決定をするために、同じ時間・空間を共有する必要がある会議です。
二つ目はアイディアを出し合うための会議。
参加メンバーの発言によって刺激され、自力では閃かなかった新たなアイディアを生み出すために、同じ時間・空間を共有する必要がある会議です。

 

 

視覚によって目的を見失わない

 

会議には人が集まります。
ひとが集まれば時に話は横道にそれ、脱線してしまいます。
そんな時、ホワイトボードに会議の目的や、「最終的にどうなればこの会議は成功か」を大きく書いておくと視覚で確認でき、
軌道修正が容易となります。

全員が同じ方向を向くために、
同じものを見て同じ言葉(共通言語)を使用することは非常に効果的です。

 

 

会議の流れを押さえる

とはいえ、会議の最終目的地があったとしても、そこに到達するまでにはさまざまな紆余曲折が生まれるのは当たり前です。
特に会議の目的が「アイディアを出すこと」であれば、それを言葉として書き記すことは非常に重要です。
例えば30分前、1時間前に出た言葉が、その時は形とならなくても会議が進むにつけて形を変え、
最終的に素晴らしいアイディアへと変化することはしばしばあるからです。

0から1を生み出すとき、なにがきっかけとなるかは誰にもわかりません。

 

 

会議で決まったことを共有する

参加者のスケジュールを押さえ、時間もコストもかけて開催された会議が意味のあったものなのかどうか、
それは「なにが決まったか」にかかっているといってもいいでしょう。

なにも決まらなかったとしても、それは「なにも決まらなかった」ということが決まった、ということです。
決定事項は語彙があってはいけません。
参加者が共通して理解ができる言葉として提示することで、最終の意思決定も誤解なくすすめられます。

 

 

ホワイトボードの弱点

 
会議には必要不可欠のホワイトボードですが、弱点もあります。

 

 

●書けるスペースが決まっている

当たり前の話ですが、ホワイトボードは面積が決まっているため、書き込めるスペースが決まっています。
先ほどの、『30分前、1時間前に出た言葉がアイディアへ変化する』のを待っている間に、
各スペースがなくなって消してしまったということになったら、もったいないですよね。

 

 

●書き込んだことを保存できない

学生時代の授業のように、黒板に書かれたものを片っ端からノートに書き写すのは非常にナンセンスです。
書いている時間、会議内容は上の空になりますし、それはもう会議に参加しているとはいえません。

最近の授業では、スマートフォンやタブレットで黒板の内容を撮影する光景が当たり前になりつつあるようです。
しかし、保存して会議メンバーに共有はかなりの手間がかかります。

 

 

●そもそも会議が開けない

世界はWithコロナの時代です。
そもそもリモートワークの中で有意義な会議を開けてない現状があるのではないでしょうか。

 

 

次世代のホワイトボードが問題を解決します

 

弊社のホワイトボードはそんな問題を解決いたします。
インタラクティブタッチスクリーンを採用した画面で、保存も簡単、書き込むスペースは気にせず会議だけに集中できます。
反応時間は0.006秒で、スムーズな書きこごちを実現。
タッチパネルは20本同時認識が可能ですので、ぱっとしたひらめきを同時に書き込みたい場合も安心です。

LEDを使用しているので画面も4Kで非常に美しく、
グラフや図面など、もともとあるデータを画面に映し出すことで会議の幅も格段に広がります。

もちろん保存して共有も容易で、書き込みがいっぱいになれば一度保存し、また新たに会議進行することで時間も手間も省けます。
従来のホワイトボードも永久に使えるわけではありません。
マーカーによる書き込みが消えにくくなる、使いたいときにマーカーのインクがない、など、消耗品のメンテナンスにもコスト労力が必要です。

 

 

まとめ

 

オフィス環境に対するwithコロナのニーズはがらりと変わりました。
しかし、リモートワークやテレワーク、web会議などを導入し、働き方の変化を急速にせざるを得なかったことで、
働き方にオフィス環境が追い付いていない現状があります。

オフィスの安全を確保しつつ、ビフォーコロナ以上の生産力を生むべく、
弊社商品はスピード感あるオフィス整備をお手伝いします。